EXEMPLE ILLUSTRATIF · DOSSIER
Un agent IA pour suivre les dossiers administratifs
Une pièce peut arriver en PDF, en scan, en photo ou comme pièce jointe ordinaire. L’agent identifie les informations utiles, classe le document, détecte ce qui manque et poursuit selon les règles définies. Une ambiguïté te revient.
REPÈRES DU SCÉNARIO
Ce que l’agent suit dans cet exemple
Ces valeurs illustrent le mécanisme : elles décrivent un scénario type, construit pour montrer le fonctionnement étape par étape.
DEUX SITUATIONS ILLUSTRATIVES
Ce que le workflow doit détecter
Le justificatif manquant
Une pièce attendue manque parmi les PDF, scans, photos et pièces jointes reçus.
L’agent classe les documents exploitables, signale le manque et traite la relance prévue. Si le document reste ambigu, il remonte le cas.
L’échéance silencieuse
Une date limite approche alors qu’une étape ou une information manque encore.
L’agent remonte l’exception avec le contexte utile et poursuit les autres actions autorisées.
PREUVE DU MÉCANISME
Quatre comportements à vérifier
Échéances surveillées
Chaque date prévue reste visible et les exceptions sont remontées avant le point critique.
Relances cadrées
Les actions autorisées sont exécutées selon les règles, sans validation systématique.
Dossier lisible
Pièces reçues, informations extraites, manques et prochaines étapes restent regroupés.
Ambiguïtés remontées
Ce qui exige ton jugement est isolé ; le reste continue d’avancer.
APPLICATION EN AUTO-ÉCOLE
Une pièce arrive. Le bon dossier est mis à jour.
L’élève envoie une photo alors qu’une relance est prévue. Le suivi doit tenir compte de cette arrivée avant de lui redemander le document.
1. Rattacher la pièce
L’agent retrouve le dossier avec les identifiants disponibles, repère le type de document et vérifie qu’il est exploitable. Deux élèves possibles ou une photo illisible déclenchent une vérification.
2. Revoir le statut
Le document reçu est enregistré dans l’outil prévu. L’agent relit la liste actualisée des pièces attendues ; une modification manuelle du secrétariat doit aussi être prise en compte.
3. Adapter la relance
La relance prévue est annulée ou corrigée si la pièce est déjà reçue. La réponse et le changement de statut restent consultables. Une erreur d’envoi est signalée.
Voir aussi l’agent IA pour les dossiers, le planning et les échanges d’une auto-école.
AVANT LA MISE EN PLACE
Les accès à vérifier ensemble
Les documents et le logiciel métier
Où arrivent les pièces ? Quel outil porte le statut officiel du dossier ? On vérifie la lecture, le classement et les modifications possibles, ainsi que les droits de chaque utilisateur.
Les règles et les messages
On fixe les pièces attendues par type de dossier, les échéances connues, les destinataires et les délais de relance. Une validation métier reste nécessaire lorsque l’agent ne peut pas conclure à partir des éléments disponibles.
Le guide de test avant mise en production aide à vérifier aussi les documents manquants, les doublons et les actions qui échouent.
Les pièces manquantes et les prochaines actions restent visibles.
Scénario illustratif : l’agent exploite les pièces utiles, exécute les actions autorisées et te sollicite lorsqu’une information reste ambiguë ou demande une décision non prévue.
PROCHAINE ÉTAPE
Un dossier qui te demande ce suivi en ce moment ?
Décris-le en deux lignes. On te dira comment l’agent le prendrait en charge (pièces, échéances, relances) et ce qui resterait à toi.
L’échange sert à comprendre. Tu décides ensuite.